Datenschutzhinweise für Bewerber
1. Einleitung
Willkommen bei InSpace B.V. („InSpace“, „wir“, „uns“). Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten. Außerdem erläutern wir, welche Rechte Ihnen zustehen.
Diese Datenschutzhinweise gelten für Bewerbungen auf Festanstellungen, Praktika, Werkstudententätigkeiten, freie Mitarbeit, Auftragsverhältnisse sowie sonstige berufliche Einsatzmöglichkeiten bei InSpace.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
InSpace B.V.
Website: https://inspace.io
E-Mail: go@inspace.io
InSpace B.V. ist in den Niederlanden bei der Kamer van Koophandel (Handelsregister) eingetragen.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Durchführung eines effizienten Bewerbungsverfahrens;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, soweit diese erforderlich ist.
Möchten wir Ihre Bewerbungsunterlagen über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus für zukünftige Stellenangebote speichern, holen wir hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung über unser Bewerbermanagementsystem (z. B. Personio) ein.
4. Verarbeitete personenbezogene Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:
• Stammdaten und Kontaktdaten
• Lebenslauf und Anschreiben
• Zeugnisse, Zertifikate und Qualifikationsnachweise
• LinkedIn-Profile oder Portfolios
• Interviewnotizen, Bewertungen und Assessment-Ergebnisse
• Referenzen
• Kommunikation im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung
Je nach Position können wir Sie um die Teilnahme an einem Assessment, einer Fachaufgabe oder einem Eignungstest bitten.
Soweit für die Organisation von Vorstellungsgesprächen erforderlich, können Identifikationsdaten verarbeitet werden. Im Falle einer Einstellung werden erforderliche Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Ihre Personalakte übernommen.
5. Daten aus Drittquellen
Soweit erforderlich, erhalten wir personenbezogene Daten von Personalvermittlungen, Referenzgebern oder anderen am Bewerbungsprozess beteiligten Dienstleistern. Diese Daten werden ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.
6. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
• Ohne gesonderte Einwilligung werden Bewerbungsunterlagen grundsätzlich bis zu 28 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert.
• Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung speichern wir Ihre Daten für bis zu 12 Monate, um Sie bei zukünftigen Vakanzen berücksichtigen zu können.
• Bei einer Einstellung werden relevante Bewerbungsunterlagen Bestandteil Ihrer Personalakte und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert.
7. Übermittlung in Drittländer
Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO. Hierzu setzen wir insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Standard Contractual Clauses – SCCs) oder andere geeignete Garantien ein.
8. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
9. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der Autoriteit Persoonsgegevens oder der für Ihren Wohnsitz zuständigen Aufsichtsbehörde.
10. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.
InSpace B.V.
E-Mail: go@inspace.io
Website: https://inspace.io
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio.
Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter:
privacy@personio.com
Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person.
Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus.
Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Fehlerprotokolle („Error-Logs“)
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst.
Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Einsatz von Cookies
Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“).
Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich.
Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session
Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.
Betroffenenrechte
Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).
Abschließende Bestimmungen
Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.